Arqueo de caja: qué es, cómo se hace y cómo cuadrarlo

Es contar el efectivo que hay en el cajón y compararlo con el que debería haber según el dinero con el que empezaste y los cobros y movimientos del turno. La diferencia dice si la caja cuadra, si sobra o si falta.

• El arqueo: es el recuento en un momento dado. Puedes hacerlo cuando quieras, por ejemplo en mitad del turno.
• El cierre: es el final del turno o del día: haces el arqueo, apuntas la diferencia y dejas la caja cerrada hasta la siguiente apertura.

1. Apunta el fondo inicial: el dinero con el que empieza el cajón.
2. Calcula lo que debería haber: fondo, más lo cobrado en efectivo y las entradas de efectivo, menos las salidas.
3. Cuenta lo que hay: por billetes y monedas, para no perderte con las sumas.
4. Compara: la diferencia entre lo contado y lo esperado es el resultado del arqueo.
5. Cuadra el datáfono aparte: compara las ventas con tarjeta con el total que da el terminal.
6. Anota quién cierra y por qué hay diferencia: si la hay, con una nota.

• No mezcles: el efectivo se cuenta en el cajón y la tarjeta se compara con el total del datáfono.
• Lo que no pasa por el cajón no cuenta en él: lo cobrado por internet o con un monedero no entra en el efectivo.
• Apunta cada salida con su motivo: pagar a un proveedor o sacar cambio sin anotarlo es la causa más común de que no cuadre.
• Decide qué diferencia aceptas: una pequeña puede ser normal; una grande conviene revisarla el mismo día.

Si tu negocio tiene activada la caja con fondo, el botón «Cerrar caja» de la pantalla del local sirve para cuadrar el cajón de cada turno:

• Abrir: dices con cuánto empieza el cajón. Queda apuntado quién la abre y a qué hora, con su PIN.
• Durante el turno: ves cuánto debería haber en el cajón: el fondo, más lo cobrado en efectivo y las recargas de monedero hechas en efectivo, más las entradas y menos las salidas, con su motivo. La tarjeta se enseña aparte.

Venta rápida: para una venta que no pasó por la carta, la apuntas en dos toques con el importe, la familia (Comida, Bebida, Otros…) y si se cobró en efectivo o con tarjeta, y una nota si quieres. Cuenta en la caja del día y en Ventas por familia, y puedes anularla. Funciona también con la caja sin abrir.

• Cerrar: cuentas el efectivo por billetes y monedas y se suma solo, apuntas si quieres el total del datáfono y una nota. Antes de confirmar ves la diferencia: cuadra, sobra o falta.
• Si sobra: te pregunta «¿Lo apunto como ventas sin registrar?». Si dices que sí, esas ventas se apuntan en efectivo, puedes repartirlas por familia, entran en Ventas y el cierre queda cuadrado; si dices que no, el sobrante se queda como diferencia. Lo que falta sigue siendo una diferencia con su nota.
• Aviso: si la diferencia pasa del umbral (5 € salvo que lo cambies), se avisa por correo al email de avisos del negocio.

• Varias cajas: puedes tener hasta cinco («Barra», «Recepción»…). Una misma venta nunca se cuenta en dos cajas abiertas a la vez.
• En Conciliación: cada caja aparece como una cuenta más, «Caja · nombre», con el efectivo vendido, los descuadres y las salidas del cierre.

También por chat: «abre la caja con 100 €», «¿cuánto hay en caja?», «saca 40 € para el hielo», «apunta 25 € de bebida en efectivo» o «cierra la caja, he contado 245 €». Antes de cerrar, el asistente te dice cuánto debía haber, cuánto has contado y la diferencia, y solo cierra cuando le dices que sí: un cierre no se puede deshacer.

Cada cierre queda guardado con quién lo hizo, lo esperado y lo contado. En Ajustes del local, dentro de «Caja con fondo», ves tus cajas y los últimos cierres, cada uno con su PDF.

La caja de responde te ayuda a cuadrar el cajón; no es un documento contable.